La regla 80-20: la clave para producir mejor trabajo en menos tiempo

Este artículo fue publicado originalmente en ArchSmarter como "Cómo trabajar con más inteligencia con la Regla 80-20".

"Está bien, déjame ver tu lista". Estaba recién egresado de la escuela de arquitectura y trabajando en mi primer proyecto como diseñador. Fue una semana antes de la fecha tope para el desarrollo del diseño. El director del proyecto me pidió que elaborara una lista de cuestiones de diseño restantes.

"Estas son las diez cosas que me quedan," dije mientras entregaba la lista. "Fue difícil priorizarlas. Todas ellas son realmente importantes". Tuve la suerte de trabajar con un director de proyecto con experiencia que, además de ser muy paciente conmigo, vio como su responsabilidad moldear y dar forma a arquitectos recién salidos en unos en pleno funcionamiento. Una tarea no muy fácil...

"Entonces me estás diciendo que el diseño de ganchos personalizados para colgar ropa es tan importante como el ajuste fino de las proporciones de la masa?", preguntó con una ceja levantada.

"Bueno ... quiero decir ... no. No cuando lo pones de esa manera ..." tartamudeé.

"Y", continuó, "¿de verdad crees que el patrón de mosaico del baño traerá tanto al proyecto como terminar el diseño del vestíbulo de entrada?"

"No pero..."

Ella levantó la mano para salvarme de más vergüenza. "Nos queda una semana. Quiero que selecciones las dos cuestiones de la lista que traerán el mayor impacto en el proyecto. Y luego trabajar SOLAMENTE en esos dos temas. Nada más importa."

"Así que no hay ganchos a medida para colgar ropa?", le pregunto con incredulidad.

En lugar de un rechazo agudo, se rió y dijo: "Una gran parte de tu trabajo como diseñador es identificar las partes del proyecto que son más importantes para el diseño. Las piezas que hacen o deshacen el proyecto. Y a continuación, es necesario centrarse en aquellas áreas sin descanso. Todo lo demás es sólo una distracción. Tal como tus ganchos para colgar ropa".

"OK, entiendo ... sólo las dos cosas más importantes" respondí y me dirigí nuevamente a mi escritorio.

Así que rápidamente superé mi orgullo herido, me arremangué y me puse a trabajar. El proyecto no ganó ningún premio de diseño, pero el cliente estaba muy satisfecho con los resultados y nos contrató para hacer otro proyecto poco después.


Aunque yo no lo sabía en ese momento, este fue mi primer contacto con la regla 80/20.

Trabaja de manera más inteligente con la Regla 80/20

En 1896, un economista italiano llamado Vilfredo Pareto publicó un documento que mostraba que el 80% de la tierra en Italia era propiedad de un 20% de las personas. Pareto estudió otros países y encontró que esta distribución 80/20 de la riqueza era extremadamente consistente.

Adelantando hasta 1941. Un consultor de gestión con el nombre de Joseph Juran descubrió el Principio de Pareto y la aplicó a los problemas de calidad. Al igual que Pareto, Juran se encontró que la distribución 80/20 fue verdad. En caso de Juran, descubrió que el 80% de los problemas de calidad fueron causadas por el 20% de los problemas. Juran llama a este fenómeno "los vitales pocos y los triviales muchos". También se conoce como el Principio de Pareto o la regla 80/20.

La regla 80/20 establece que el 80% de sus resultados en cualquier actividad provendrá de sólo el 20% de su esfuerzo. Esencialmente, hay ciertas acciones que haces (el 20%) que dan cuenta de la mayor parte de su éxito y la felicidad (el 80%). Mientras que los números no son siempre exactamente 80/20, lo que es importante entender es la relación desigual de esfuerzo a los resultados.

Entonces, ¿cómo aplicamos esto a la arquitectura y el diseño?

Echar un vistazo a tu propio trabajo y ver si puedes identificar una distribución 80/20 de los resultados de esfuerzo. Por ejemplo, en un día determinado, el 80% de su trabajo se completó probablemente en sólo un 20% del tiempo. O el 80% de su tiempo de diseño se gasta en sólo el 20% del edificio.


Aquí están algunas otras sugerencias para la aplicación de la regla 80/20:

• Si el 80% del trabajo de la empresa proviene del 20% de tus clientes, entonces cultiva esas relaciones.
• Si el 80% de la información técnica que la contraparte solicita proviene del 20% del edificio, enfoca tu documentación en esas áreas.
• Si el 80% de las fotografías de marketing se toman en un 20% del edificio, aplica más esfuerzo de diseño para estas áreas.

El truco con la regla 80/20 es identificar el 20% de lo que realmente importa y centrarse en esas áreas, ya que son las que impulsan los resultados. En mi caso, fue mi administrador de proyecto quien me ayudó a identificar 2 de los 10 problemas de diseño en mi lista que traerían el mayor impacto en el proyecto.

Es fácil quedar atrapado en los pequeños detalles de nuestras diversas tareas y perder de vista lo que realmente importa. Del mismo modo, es fácil tratar todas las tareas de tu lista como si tuvieran la misma importancia. No caigas en la paradoja del trabajo duro. En su lugar, toma un análisis crítico de lo que estás haciendo y concéntrate sin descanso en esas pocas cosas que realmente importan. Haz esto y sobrealimentarás tu productividad.